Olga PodatkiRatgeberBelege & GoBD

Buchhaltung und Steuern

Belege und GoBD

Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Buchführung und Aufbewahrung: Aufzeichnungen müssen vollständig, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein. Buchungsbelege werden 8 Jahre aufbewahrt, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn Scans und Dateien nicht unbemerkt geändert werden können.

Was ein Beleg ist

  • Ausgangs- und Eingangsrechnungen
  • Quittungen, Kassenbons, Tickets
  • Kontoauszüge
  • Verträge, soweit sie Zahlungen betreffen
  • E-Rechnungen im Originalformat

Digital oder auf Papier

Papierbelege dürfen gescannt und digital aufbewahrt werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und die Scans unverändert bleiben. E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) müssen im Originalformat archiviert werden, ein Ausdruck reicht nicht.

Einfache Monatsroutine

  • ein Ordner oder ein Programm für alle Belege
  • Dateiname: Datum_Lieferant_Betrag
  • monatlich mit dem Kontoauszug abgleichen
  • private Ausgaben sofort kennzeichnen
Preisrechner

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Belege & GoBD: kurz

Unbekannter Begriff? Zum Glossar

Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?

Ohne Beleg kann das Finanzamt die Ausgabe ablehnen. Bei Kleinbeträgen bis 250 € reicht eine vereinfachte Rechnung mit den Pflichtangaben.

Darf ich Papieroriginale nach dem Scannen vernichten?

Meist ja, wenn der Scan den GoBD entspricht. Für einzelne Unterlagen (z. B. Zollbelege) gibt es Ausnahmen.

Hilft ein Rechnungsprogramm?

Ja. Ein Programm wie Forbach Faktura speichert Rechnungen GoBD-konform unveränderbar und ordnet die Belege für die Buchhaltung.

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